Comment ranger ses papiers : astuces pratique

Cela peut sembler suspect et pourtant il y a un lien entre le désordre et le stress. Primo, une montagne de papiers sur un bureau peut créer une impression négative au travail et montrer que vous êtes désordonné. Deuzio, cela peut rapidement devenir une source de tension et de stress lorsqu’il faut chercher un document important et que l’on n’arrive pas à mettre la main dessus. En mettant en place un système de rangement des papiers, on élimine le stress lié à cette recherche frénétique et on crée un espace de travail synonyme de concentration et de productivité.

Personne n’est à l’abri d’une perte, d’un vol ou de dégradations (dégât des eaux, incendie). Afin de minimiser les risques et de protéger des documents pouvant contenir des informations sensibles ou strictement personnelles, le mieux est d’utiliser des solutions de stockage sécurisées comme un petit coffre-fort par exemple. Les serveurs sécurisés ou les entreprises proposant des entrepôts équipés de systèmes de protection de pointe assurent une sécurité supplémentaire pour tous vos documents importants.

Avant d'entamer le Grand tri, posez-vous la question de savoir s’il est vraiment nécessaire d’avoir une version papier de tous vos documents. Quand cela est possible, optez pour des versions numériques. Cette option présente plusieurs avantages parmi lesquels : moins d’encombrement, moins de papier utilisé, accès aux documents où que vous soyez sur la planète. Lorsque vous optez pour la dématérialisation, assurez-vous de paramétrer vos notifications en ligne de manière judicieuse.

Cette première étape permet non seulement de réduire le volume de papier à traiter, mais elle vous offre également l'opportunité d’avoir une approche plus responsable et plus pratique dans la gestion de vos documents.

Posez-vous et prenez le temps de décider de la pertinence de chaque document en votre possession.

Tous les documents obsolètes, comme les factures peuvent être jetés dans la poubelle de tri ou éliminés au destructeur de documents pour les plus confidentiels. Ceux nécessitant une action immédiate ou une référence future peuvent être conservés. En somme :

Pour les documents dont vous avez souvent besoin : regroupez-les dans une corbeille à courrier
Pour les documents à archiver : classez-les par catégories et déposez-les dans des classeurs à levier étiquetés. Certains documents, comme les contrats, peuvent nécessiter une conservation à long terme en fonction de leur importance et de leur caractère juridique.

Combien de temps garder un document ?

Factures d’électricité, de gaz et d’eau : 5 ans
Factures d’abonnement téléphonique et d’abonnement internet : 1 an
Déclaration de revenus et fiches d’imposition : 3 ans
Contrats de travail et fiches de paie : jusqu’à la retraite

Pour tous les autres documents (logement, assurance, véhicule, famille, santé...), consultez le site du service public.

Abordons maintenant une étape cruciale : la catégorisation des documents ou la pierre angulaire d'un système de rangement réussi. Rien que ça !

Commencez par trier vos papiers en différentes catégories, en tenant compte de la nature et de l'utilisation de chacun. Puis, place à la phase de priorisation. Hiérarchisez ces catégories en fonction de leur importance. Identifiez celles qui requièrent une accessibilité rapide et fréquente, ainsi que celles qui sont plus occasionnelles, mais nécessitant une conservation à long terme.

Vous pouvez également adopter pour une logique de classement chronologique en rangeant vos papiers du plus ancien au plus récent. La finalité est de retrouver vos documents en un clin d’œil.

Pour vous aider dans votre tâche, misez sur des classeurs de différentes couleurs pour chaque catégorie, que vous pourrez étiqueter. L’approche par codes couleur vous sera d’une grande aide pour une organisation efficace.

Autre suggestion : vous pouvez utiliser des marque-pages pour identifier les sections importantes dans vos classeurs et des post-it pour rappeler les tâches à effectuer.

Maintenant que vous avez fait le tri dans vos papiers, il faut les placer dans des outils de rangement adaptés. Vous pouvez utiliser :

Des classeurs : ils sont tout simplement parfaits pour organiser et stocker les documents que vous consultez fréquemment. Ils permettent d’y mettre des feuilles perforées ou des pochettes transparentes dans lesquelles glisser n’importe quel papier. Privilégiez plutôt des classeurs avec des anneaux solides. Pour en savoir plus sur tous les modèles existants, n’hésitez pas à consulter notre guide complet dédié aux types de classeurs.
Des boîtes d'archivage : elles sont particulièrement utiles pour les archives ou les documents que vous devez conserver à long terme. Choisissez des boîtes résistantes à l'humidité et à la poussière afin de garantir la préservation des documents dans le temps.
Des classeurs suspendus : souvent modulables, ces fournitures de bureau permettent de maximiser l'espace dans vos armoires ou vos étagères tout en offrant l’avantage de faciliter l’organisation et l’accès aux documents.

Qui dit documents sensibles, dit protection des données et sécurité ! Vous avez la possibilité d'opter pour des dossiers verrouillables, un placard dédié fermé à clé ou même un coffre-fort.

Lorsque vous jetez ce type de papiers dans la poubelle de recyclage, vous n’êtes malheureusement pas à l’abri d’une personne malveillante qui pourrait récupérer ses informations. Afin d’améliorer la sécurité de ces documents, vous pouvez remplacer les corbeilles de tri ouvertes par des conteneurs verrouillés.

Pour les documents périmés, la clé réside dans l’utilisation d’une déchiqueteuse papier ou de contacter un professionnel du secteur.