Destruction papier confidentiel : sécurité garantie

Destruction de papier confidentiel

Qu'il s'agisse de données financières, personnelles ou stratégiques, une entreprise se doit de gérer efficacement la protection et la destruction de ses documents sensibles contre toute fuite, afin d’éviter de graves conséquences.

Les risques liés à la fuite d'informations sont nombreux et peuvent affecter gravement une entreprise. Les informations confidentielles, comme des documents mentionnant des données personnelles des employés ou des clients (d’identité ou bancaires par exemple) ou les archives financières de l’entreprise, peuvent être utilisées à des fins malveillantes. C’est par exemple le cas de l’usurpation d’identité, de l’espionnage industriel (les concurrents peuvent utiliser les informations stratégiques de l’entreprise), de dommages financiers ou d’une perte de réputation (la confiance des clients peut être mise à rude épreuve en cas de fuites de données).

Bien sûr, ces risques sont évitables ! Pour cela, il faut notamment mettre en place des mesures pour détruire les documents confidentiels de manière sécurisée.

Détruire les documents sensibles de façon sécurisée présente plusieurs avantages :

Le renforcement de la sécurité : en faisant appel à des sociétés spécialisées dans la destruction de données, les entreprises garantissent que leurs documents sont détruits efficacement et de manière irréversible.
La conformité réglementaire : détruire des documents confidentiels permet aux entreprises de respecter les exigences légales et réglementaires, notamment celles de la RGPD (règlement général sur la protection des données). En effet, depuis le 25 mai 2018, date à laquelle la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 a été renforcée par le RGPD, les entreprises et administrations doivent garantir la sécurité des données lors de leur collecte, leur stockage, leur utilisation et leur destruction. Si elles ne respectent pas cette règle, elles risquent jusqu'à 20 millions d'euros de pénalités.
La réduction des coûts : vous connaissez l’adage, mieux vaut prévenir que guérir ! En évitant des potentielles fuites d'informations, on évite aussi les coûts élevés liés aux violations de données.

Si certaines entreprises préfèrent supprimer elles-mêmes leurs documents par le biais de matériels spécifiques (destructeur, broyeur — voir plus loin dans l’article), d’autres préfèrent utiliser les services d’entreprises spécialisées dans la destruction de documents. À vous de choisir ce qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Pour les entreprises qui doivent détruire une grande quantité de papier et cherchent une solution économique, il est possible de faire appel à une entreprise de destruction hors site. Comme son nom l’indique, elle viendra chercher directement sur votre lieu de travail les papiers à détruire et les emportera hors de vos locaux vers une installation sécurisée pour les détruire. Certaines entreprises offrent également des options de recyclage après la destruction des documents.

Si vous craignez que vos documents ne sortent de vos locaux et ne soient interceptés par des personnes malveillantes, contactez une entreprise de destruction sur site. Elle viendra dans vos locaux, équipée du matériel adéquat (des destructeurs industriels) pour détruire sur place tous vos documents le nécessitant. Sécurité maximale !

Des entreprises offrent aussi la possibilité de détruire d'autres supports tels que des clés USB, des disques durs ou des CD en plus des documents papier. Renseignez-vous lors de vos demandes de devis.

Évidemment, les plus petites entreprises peuvent gérer elles-mêmes la destruction de leurs documents en utilisant des outils dédiés.

Parmi les appareils couramment utilisés, on trouve les destructeurs de papier, qui réduisent en confettis ou en tout petits morceaux des documents papier A4, A3 et autres. Dans le commerce, ils sont classés selon 7 niveaux de sécurité sur l'échelle de confidentialité de la norme internationale DIN : du plus basique (DIN P-1) au plus performant (DIN P-7). On se basera également, avant l’achat, sur l’usage qu’il va être fait de la machine (intensif ou occasionnel), du nombre d’utilisateurs (1,5, 10…) ou du volume de documents à détruire.

Des machines sont par ailleurs commercialisées pour détruire des documents plus épais ou des supports numériques tels que des cartes bancaires, des passeports, des cartes d’identité, des clés USB, des CD...

Pour détruire de ses propres mains et de la meilleure façon des documents sensibles, une procédure simple est à mettre en œuvre. En amont, il est évidemment essentiel de penser à la bonne gestion de ses précieuses données.

Commencez par déterminer quels documents doivent être détruits en fonction de leur nature et de leur sensibilité. Puis, hiérarchisez-les en fonction de leur degré de confidentialité.

Avant de vous lancer, disposez des bacs à verrouillage ou des poubelles de tri sélectif pour la collecte des documents déchiquetés. Si cela vous rassure, faites appel à une société de recyclage de documents confidentiels qui procédera à la collecte.

Au préalable, pensez à former vos employés (et vous-même !) aux procédures de destruction sécurisée et à l'importance de la protection des informations sensibles. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel informatique de gestion de destruction de fichiers et de données.

La gestion des documents sensibles ne se limite pas à leur destruction. Elle englobe aussi des pratiques de sécurité à adopter tout au long de leur cycle de vie.

Afin de garder en lieu sûr des documents papier sensibles, il est préférable de les conserver dans une salle d’archive sécurisée (protégée par un système de surveillance) ou d’investir dans des armoires fortes à serrure à clé ou électronique et résistantes au feu. N’autorisez pas toute l’entreprise à accéder à ses documents ! Veillez à limiter l'accès à quelques personnes et utilisez un système de suivi qui enregistrera les différents accès.

Autres mesures à considérer : limiter le nombre de photocopies des documents sensibles et employer des méthodes sécurisées pour leur distribution, comme des scellés d’expédition.

Pour les documents numériques, il est essentiel de mettre en place un serveur dédié et sécurisé dans le but d'éviter les cyberattaques. Il est conseillé de chiffrer les documents sensibles et d’utiliser des pare-feu et des logiciels antivirus à jour pour protéger les réseaux contre les cyberattaques. Enfin, adopter des méthodes robustes d'authentification (mots de passe forts, double authentification) renforce la sécurité des documents numériques.